視聴者に伝わりやすい会議を実施するためのポイントは主に下記になります。それではそれぞれのポイントについて詳しく解説していきます。
会議を実施する前に、まずはその会議の目的を明確にしておきましょう。 会議で長々と色々なことを説明しても、目的に沿っていない内容だと意味がありませんので、何を伝えるための会議なのかということを明確に理解した上で、その目的に沿って会議を実施しましょう。
会議実施者である自分がその会議で何を伝えたいか、ということだけでなく、会議の視聴者がその会議でどのような情報を知りたいか、ということも考えて会議を実施しましょう。 例えば作業の進捗報告であれば、「今日、何をしたか」ということだけを伝えるよりも、「今日、何をして、何が終わっていて、何が終わっていないのか」ということを具体的に説明したほうが、視聴者に状況が正しく伝わると思います。逆に、会議での説明が不足していると状況が正しく伝わりませんし、そこから認識のずれが発生してしまったり、不明点の確認のためのラリーばかりが増えてしまったり、といったことが起きてしまいますので、そういうことが起きないように、視聴者側の視点に立って会議を実施することを心がけましょう。
会議実施時にトミーから投げかけられる質問項目は事前に決まっていると思いますので、各質問で回答する内容は事前に大枠だけでも決めておきましょう。 何も決めずに会議を進めると、答えに詰まってしまったり、回答を考え中で無言になってしまったりということが起きてしまい、会議がスムーズに進みません。また、そのような無駄な部分が多い会議だと、その会議を視聴する人の時間も必要以上に奪ってしまうことになり、結果的にチーム全体の生産性を下げる要因にもなってしまいますので、会議を実施する前に、各質問で回答する内容の大枠は決めておきましょう。
百聞は一見に如かず、という言葉にもあるように、言葉で何度も説明するよりも実物を見せたほうが早い、というケースは多々あると思います。例えば、制作物や操作画面、参考資料等は、言葉だけで説明するよりも、画面共有で実際の内容を画面に映して見せたほうが、具体的な内容が伝わりやすいと思いますので、情報をわかりやすく伝えるためにも、画面共有をどんどん有効活用していきましょう。